リモートワークの普及は、ビジネスのあり方に変革をもたらし、世界中の優秀な人材へのより柔軟なアクセスを可能にしました。現在ビジネスの場面では、フルタイム従業員の約12.7％が在宅勤務をしており、従業員の4分の1強（28.2％）がオフィス勤務と在宅勤務の両方を組み合わせたハイブリッドワークモデルに適応しています。このデータから、ビジネス面においてリモートワークが急速に常態化していることが伺えるでしょう。
しかし残念ながら、在宅勤務者の存在は給与計算に支障をきたす可能性があります。従業員がどこでリモート勤務をしているかによって、税金や法的規制、年金拠出から福利厚生や報酬慣行まで、給与計算のあらゆる側面に影響を及ぼす可能性があるからです。
ここでは、リモートで働く従業員の給与計算を行う際に企業が注意すべき給与計算上の主な課題と、それらを解決する方法をご紹介します。
雇用契約と法的義務
企業が注意すべき最初の懸念は、従業員の雇用契約です。従業員の雇用契約は、法的な雇用場所と雇用の性質を考慮する必要があります。なぜなら、標準的な雇用契約は従業員が居住し働いている場所によって異なる労働法や規制があるため、すべての従業員に適用されるとは限らないからです。業務上頻繁に出張するリモート勤務者については、人事部は雇用契約の条件にも留意する必要があり、雇用形態によっては従業員が働く上で必要となる就労許可証の種類にも注意しなければなりません。
企業は様々な雇用条件を考慮するべく、柔軟性を持たせた雇用契約書を作成する必要があるでしょう。柔軟性のある雇用契約書作成には、雇用契約書をすべての国で使用できる標準的なテンプレートを作成することや、リモートで働く従業員がいる国によってカスタマイズ可能な項目を設けることも含まれます。同時に企業は、各地域の雇用要件を遵守しつつ、労働時間や残業時間の管理方法に関する明確な構想と方針を策定する必要があります。
企業は、特定の従業員層を落胆させてしまうことを防ぎながらも、才能あふれる従業員たちが最大限の価値を提供できるようモチベーションを高めるために、様々な勤務形態を考え出す創造性を持つ必要があります。
報酬と福利厚生
従業員が地理的に分散しているということは、報酬や福利厚生の慣習が国によって異なることを意味します。例えば、給与計算スペシャリストの給与水準は、通貨変動の影響により、シンガポールとマレーシアではシンガポールの方が高いかもしれません。また、固定の現金手当の提供も国によって異なる場合があります。たとえば、フィリピンの企業は従業員に米の手当を提供するのが一般的です。同様に、インドの企業は、納税義務を軽減するために、基本給に対して固定手当の比率を高く設定することがよくあります。従業員手当の受給資格や福利厚生も国によって異なります。同様に、時間外労働、休暇、祝日に働いた場合の給与計算などの報酬や手当の計算も、従業員が働く国によって異なります。
企業は、マーケットの実情に合わせながら、人材を惹きつける魅力的なパッケージを設計するために、市場の報酬と福利厚生の支給慣行を継続的に見直す必要があります。また、外部の福利厚生専門機関を活用することで、企業は現地の法定福利厚生要件を遵守しながら、リモート従業員の福利厚生を効果的に管理することができるでしょう。
税務上の課題
地域間の税務規制は非常に複雑で、同じ国でも地域によって規則が異なる場合があります。企業が世界規模でリモーワーク展開に移行するにつれて、税務義務への対応も難しくなっていきます。企業は通常、従業員が業務を行う場所に基づいて課税されるのに対し、従業員は居住地に基づいて課税されることが多々あります。このため、従業員の居住地に基づく源泉徴収だけでなく、意図せず2つ以上の場所での納税義務が生じる可能性があります。
税制の解釈や適用には、その国の専門的な知識が必要であるため、企業は、グローバルに働く従業員の税務義務を管理するために、外部の税務コンサルタントや第三者機関のグローバル給与計算ベンダーに依頼することを視野に入れる必要があります。第三者機関を活用することにより、企業は、給与計算機能への影響を心配することなく、企業と従業員の納税義務を迅速に果たすことができるでしょう。
法定拠出金
国によって税制が異なるだけでなく、年金や社会保険料などの法定拠出金も、従業員が滞在する場所と業務を遂行する場所によって異なります。企業は、従業員が拠点を置く場所について、様々な法定拠出金に留意する必要があり、これらの法定拠出金の支払いを確実に行うことは企業の責務です。
このような法定拠出金への対応は、外部の給与計算ベンダーのサポートを受けることで、負担を軽減することができます。市場には、グローバルな給与計算を代行し、現地の法定拠出金に精通した経験豊富な第三者給与計算スペシャリストが存在します。このような給与計算スペシャリストは、グローバルな給与計算機能を管理し、必要な地方自治体や規制機関への適時の支払いと拠出が確実に行われるよう支援を行っています。
リモートワークのための給与計算アウトソーシングの未来
テクノロジーの進歩、従業員のニーズの変化、ハイブリッド・ワークモデルを採用する企業への期待の高まりにより、従業員が以前よりも柔軟かつ機敏に働ける機会が増えています。しかし、ハイブリッド・ワークモデルを実現するのは、考えているほど簡単なことではありません。企業は、従業員にとって最適かどうかを判断する前に、ハイブリッド型、あるいは完全なリモート型に移行した場合のビジネスへの影響を慎重に考える必要があります。
また、企業が留意しなければならない重要な検討事項として、リモートワーク勤務者の管理に伴う給与計算の複雑さが挙げられます。刻々と変化する労働法やコンプライアンス規制は、多様でグローバルに展開する組織を管理する上での課題をさらに増やす可能性があります。
このような複雑な給与計算を処理するために、現在、多くの企業が給与計算業務を給与計算ベンダーにフルアウトソーシング、あるいはベンダーと共同委託をしています。給与計算のスペシャリストが有するローカルおよびグローバルな専門知識を活用することで、給与計算、給与振込、源泉徴収、福利厚生管理、法定拠出金などの主要な給与計算業務を、給与計算代行企業がタイムリーに管理することができます。これにより、企業は貴重な時間とリソースを確保しつつ、リモートで働く従業員のモチベーションを高めながら、戦略的な人材育成に集中することができます。
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